Saiba como o investimento em tecnologia transformou um processo antes braçal num fluxo automático e em tempo real
Do Rio
Há quase dez anos, a UBC deu início a uma verdadeira revolução tecnológica que lhe permitiu se consolidar como a sociedade de gestão coletiva líder em arrecadação e distribuição de direitos autorais musicais no país. Uma das muitas áreas que receberam reforço de pessoal, bem como sistemas e programas desenvolvidos internamente ou adaptados de sistemas de gestão de dados, foi a de identificação de créditos retidos. Há cerca de dois anos, o chamado Sistema de Administração de Direitos Autorais, com papel central na inteligência de negócios (business intelligence, ou BI) da UBC, tornou-se completamente operante. E a diferença de resultados na liberação de créditos retidos desde então fala por si.
Como se sabe, alguns valores podem não ser distribuídos aos titulares, em certas situações, devido, sobretudo, a problemas de identificação das obras ou dos fonogramas, inconsistências nas cue-sheets (as folhas que fornecem detalhes sobre o uso de obras musicais em produtos audiovisuais) ou outros erros do gênero. Por isso, o sistema de BI da UBC tem como um de seus pontos fundamentais fazer uma varredura de dados das obras e dos fonogramas desde o momento em que chegam ao nosso sistema, comparando as informações com as contidas nos bancos de dados do Ecad e evitando a retenção do crédito devida a eventuais erros.
Em 2015, último ano de um método mais manual para a verificação desse tipo de problema, foram liberados cerca de R$ 28 milhões em retidos — contra R$ 37,6 no ano anterior, o que mostra que o sistema de identificação caso a caso era sujeito a flutuações. Desde que o sistema automático está plenamente vigente, foram R$ 62,2 milhões em 2016 e R$ 70,8 milhões no ano passado, crescimentos sustentados e um salto de 152% em relação a 2015.
“Esse avanço se deve à combinação de um sistema cada vez mais adaptado ao nosso negócio, mais inteligente de fato, com a capacitação das pessoas que o operam. A inteligência humana e a inteligência informática unidas para tratar os dados em lote, de forma rápida e segura. Foi por ter alcançado um processo ótimo que pudemos receber as grandes editoras e gravadoras e o volume gigantesco de dados que isso representa, sem que houvesse nenhum gargalo”, diz Fábio Geovane, gerente de Operações da UBC.
Ele reforça que um dos segredos da ferramenta de retidos é não apenas gerar relatórios ou cruzar dados, mas atuar automaticamente, e em tempo real, quando há incongruências e “dialogar” constantemente com o sistema do Ecad, reduzindo os erros que levam à retenção dos créditos. “Nós transformamos uma operação que era extremamente braçal, a identificação dos retidos, em algo que flui de forma quase independente. Tem retido parado por grafia ou erro de identificação. Nosso sistema permite encontrar esses problemas e contar logo para o Ecad.”
De acordo com Geovane, a plena implantação do Sistema de Administração de Direitos Autorais possibilitou também outro salto: o do número de cadastros de fonogramas e obras. Para isso, também contribuiu a recente estreia de um dos braços desse ecossistema informático no qual a UBC vem trabalhando há quase uma década: o cadastro on-line de fonogramas.
Nos próximos dias, publicaremos uma reportagem que traduz em números essa outra importante melhoria de processo. Fique ligado no nosso site e nas redes sociais e entenda a dimensão que a tecnologia ganhou na transformação da UBC numa sociedade de gestão coletiva do século XXI.
VEJA MAIS: Um vídeo tutorial exclusivo ensina a evitar erros que derivam na retenção de créditos
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